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通知公告
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张掖市档案局关于印发《张掖市非公企业档案管理暂行办法》《张掖市民间协会档案管理办法(试行)》张掖市新社会阶层代表人士档案管理办法(试行)》《张掖市家庭档案管理办法(试行)》的通知

发布日期:2018-08-18 15:22来源:作者:

张掖市档案局

关于印发《张掖市非公企业档案管理暂行办法》《张掖市民间协会档案管理办法(试行)》张掖市新社会阶层代表人士档案管理办法(试行)》《张掖市家庭档案管理办法(试行)》的

通知

各县区档案局,局属各科室,各档案中介服务公司:

为进一步加强非公经济、民间协会、新社会阶层及家庭档案管理和利用工作,根据《中华人民共和国档案法》《<中华人民共和国档案法>实施办法》《甘肃省档案条例》等有关法律、法规,特制定《张掖市非公企业档案管理暂行办法》《张掖市民间协会档案管理办法(试行)》《张掖市新社会阶层代表人士档案管理办法(试行)》《张掖市家庭档案管理办法》,现印发给你们,请结合各自工作实际,贯彻执行。

张掖市档案局

2017年4月25日

张掖市非公企业档案管理暂行办法

为加强非公企业档案管理,维护国家利益和档案所有者的合法权益,有效地保护和利用档案,更好地为国民经济和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《甘肃省档案条例》等有关法律、法规,结合本市实际制定本办法。

第一条本办法所指非公企业是指个体工商户、私营企业、非国家控股的股份制企业、股份合作制企业等。

第二条本办法所称的非公企业档案是指非公企业在行政管理、生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对国家、社会和本企业有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条非公企业档案属非公企业投资者所有,受国家法律保护,档案所有者有保护档案的义务。

第四条非公企业档案管理是非公企业管理的重要组成部分,非公企业应当本着自我管理、自我完善、自我发展的原则,统一管理本企业各种门类、各种载体的档案,维护档案的完整、准确、系统和安全,实现档案的有效利用。

第五条非公企业应当加强对档案工作的领导,把档案工作列入企业发展和管理计划,并确定相应的部门和人员具体负责档案工作,综合管理各种门类和载体的档案。

第六条非公企业档案管理人员应当具备档案专业知识,按办法参加专业培训考核,并取得岗位资格证书,还可按国家办法获得档案专业技术职称。

 第七条非公企业应当建立综合档案室,并配备必要的防护设备设施,使档案库房有效达到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、防光、防高温等“八防”要求。

第八条非公企业在制定企业各项管理制度时,应当包括档案管理方面的内容,企业应当建立健全各类文件材料的归档和档案的保管、保密、借阅、利用、鉴定、销毁、统计等各项管理制度。

第九条非公企业文件材料的形成、积累、整理、归档等档案管理工作,应当列入企业生产、经营、技术等各项管理程序,纳入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十条非公企业应根据国家法律和有关办法,结合本企业自身实际制定本单位文件材料的归档范围,其内容包括:

(一)企业决策类:党团、工会、青年、妇女、商会及董事会、理事会、监事会等组织形成的材料;

(二)行政工作类:行政管理、劳动人事、后勤、外事工作,员工聘用、解聘、人事管理、安全保卫、社会保障、劳动者维权等方面的文件材料;

(三)经营管理类:企业经济实体设立、变更、破产,出资证明、验资证明、股权证明等材料;

(四)生产技术管理类:经营决策、计划统计、产品销售、生产供应、劳动定额、设备、原材料管理、计量、环保等方面的文件材料;

(五)产品类:产品设计、制造、工艺、工装、检测,质量管理、认证等方面的文件材料;

(六)科研类:新开发的项目建议书,可行性研究方案,试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用,专利技术转让,技术革新文件、图纸,发表的学术论文或著作;

(七)经营信誉类:纳税记录,获得市或县区级以上政府表彰,媒体报导,客户往来记载等;

(八)知识产权类:商标注册、专利、商业秘密,以及县区级以上科研项目立项、审批、成果鉴定等方面的文件材料;

(九)基本建设类:土地、房屋证明,基本建设规划、设计、施工、竣工等形成的文件材料、图纸等;

(十)设备仪器类:购进设备仪器的全套随机文件、安装调试、检查维修的记录、设备台帐等;

(十一)财务管理类:财务报表、帐簿、凭证、财务报告、审计报告等;

(十二)职工档案类:干部、职工、离退休职工、死亡职工的个人材料;

(十三)声像类:在生产经营活动中产生的录音、录像、光盘、照片(负片)等;

(十四)实物类:本企业在各项工作中所获得的奖状、奖旗、奖章、奖杯、证书以及其他有保存价值的实物。

第十一条非公企业内部各部门形成的文件材料,应按照归档范围于次年6月份以前完成本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作,定期向企业的档案部门移交。

第十二条非公企业的产品试制、课题研究、基建工程或其他科技活动中形成的文件材料,应当在任务完成3个月内归档。企业在技术引进,购置设备到货时,有关业务部门要会同档案人员对随机技术文件材料进行验收、鉴定,及时整理归档,确保归档文件材料的齐全完整。

 第十三条归档的文件材料应当是原件,能够准确反映本企业生产、经营、管理活动的真实历史过程。并参照国家标准和规范进行科学分类整理,编制归档文件目录等检索工具以便查找利用。

第十四条非公企业参与政府举办的区域性重大活动,应当做好与活动相关材料的收集、整理、归档,并在活动结束后3个月内向当地综合档案馆移交。

第十五条列入市县区重点建设项目的非公企业的工程建设、科学技术研究、产品技术改造等项目的鉴定、验收按国家有关办法执行。

第十六条非公企业应当根据档案的实际价值和国家的有关办法,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、定期(30年、10年)。具有长远查考利用价值和研究价值的永久保存,在一定时期内具有查考利用价值的定期保存。

第十七条非公企业档案不得擅自销毁,失去保存价值确需销毁的,必须经过鉴定、编制清册,经本企业档案销毁领导小组审核同意后方可销毁。其中会计档案按《会计档案管理办法》和有关办法执行。

第十八条属非公企业所有的,对国家和社会有保存和利用价值的或者涉及国家机密的档案进行销毁,档案所有者应列出销毁清册,报市或县区档案行政管理部门批准,严禁私自销毁档案。

第十九条非公企业所有的对国家和社会具有保存和利用价值或者应当保密的档案可向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖、向各级国家档案馆以外的任何单位出卖、转让或者赠送的,必须报经本级档案行政管理部门批准;严禁向外国人和外国组织出卖或赠送;各级国家档案馆对非公企业出卖或转让的档案有优先收购和征集权。

第二十条非公企业分立、合并、转让或发生其他形式的权属变更时,其档案应向变更后的企业移交;非公企业破产、关闭、解散时,其中对国家和社会具有保存价值或者涉及国家利益和安全的,必须向当地综合档案馆移交。

第二十一条属于非公企业所有的对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管,保管条件恶劣或由于其它原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,档案行政管理部门应采取代为保管等措施确保档案的完整与安全,其所有权仍归本企业所有,必要时档案馆可以收购或征购。

第二十二条非公企业所有的对国家和社会具有保存价值或者涉及国家机密的档案,向社会公布时,应当遵守国家有关保密的办法,不得损害国家、社会、集体和其他公民的利益。

第二十三条国家工作人员和司法人员因执行公务需查阅非公企业档案时,凭单位介绍信及执法证件,可查阅非公企业档案资料,非公企业应当及时、准确地提供。

第二十四条市县区档案行政管理部门对非公企业档案工作进行指导、监督和开展咨询服务。

第二十五条市县区档案行政管理部门通过以下形式对非公企业档案工作进行指导:

(一)印发档案工作法律、法规、规章、规范性文件和档案管理标准,宣传档案工作方针政策;

(二)召开信息发布会,传递档案工作信息;

(三)召开现场经验交流会,交流档案工作经验;

(四)其他形式。

第二十六条市县区档案行政管理部门对非公企业档案工作实施以下几方面的监督:

(一)非公企业所有的对国家和社会具有保存价值档案的保管条件和流向;

(二)档案的建立情况;

(三)档案人员的资质情况;

(四)档案的出卖和转让;

(五)档案的销毁。

第二十七条市县区档案行政管理部门对非公企业档案工作提供以下服务:

(一)开展非公企业档案工作年度管理考核活动;

(二)进行立卷指导和档案业务培训;

(三)开展评选非公企业档案工作先进活动;

(四)评审档案专业技术职称;

(五)其他形式的服务。

第二十八条非公企业向国家捐赠重要档案的,市或县区人民政府及其档案行政管理部门或有关部门应给予奖励。

第二十九条非公企业及其工作人员对档案工作做出突出成绩和贡献,或举报、控告档案违法行为、有立功行为的,市或县区档案行政管理部门应按照国家办法给予表彰或奖励。

第三十条对非公企业档案工作中的违法行为,由市或县区档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》和有关法规的办法,予以处罚。

 第三十一条本办法自发布之日起试行。

张掖市民间协会档案管理办法(试行)

总   则

第一条  为加强和规范民间协会档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《张掖市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《社会团体登记管理条例》、《基金会管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》、《张掖市社会团体管理办法》、《张掖市民办非企业单位管理暂行办法》等有关规定,结合我市民间协会工作实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称的民间协会是指社会团体、民办非企业单位和基金会。

第三条  本办法适用于全市各级民间协会登记管理机关(以下简称登记管理机关)、业务主管单位及民间协会对民间协会档案的管理工作。

第四条  本办法所称的民间协会档案是指登记管理机关、业务主管单位依法对民间协会及其分支机构、代表机构进行成立登记、变更登记、注销登记,办事机构、实体机构备案,年度检查及行政处罚等登记、监督管理过程中直接形成的,具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第五条  民间协会档案是登记管理机关、业务主管单位及民间协会等各单位档案的重要组成部分,其档案分别归属于该民政部门、业务主管单位及民间协会全宗,不得分散保存与管理。

第六条  民间协会档案工作是民间协会管理工作的重要组成部分,各级登记管理机关、业务主管单位及民间协会应当重视档案工作,依法加强管理,列入工作计划和工作职责,维护民间协会档案完整与安全。

民间协会档案工作的具体内容包括档案的收集、整理、保管、统计、利用及档案信息资源的开发与管理等。

第七条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间协会应建立健全档案管理制度,并配备具有一定专业知识、工作责任心强的档案工作人员,承担档案工作任务。各级档案行政管理部门应当对同级登记管理机关、业务主管单位的档案工作进行监督和指导。各级登记管理机关和业务主管单位负责对各民间协会的档案工作进行监督和指导。

第一章  档案的收集与归档

第八条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间协会应当制定民间协会档案整理归档制度,明确归档范围、归档时间和归档要求,确定整理归档工作任务分工。

第九条  凡是反映民间协会管理的登记、变更、年度检查、行政执法等活动的文件材料均属归档范围。登记管理机关、业务主管单位应当将已办理完毕的、具有保存价值的文件材料经初步整理及时移交单位档案部门,民间协会应当将已办理完毕的、具有保存价值的文件材料经整理后,做好保存。单位档案部门在接收档案时,应当检查档案材料是否齐全完整、整理是否规范。接收档案时应当办理移交手续。

第十条  以下材料形成后,登记管理机关、业务主管单位以及民间协会应当及时进行收集、整理和归档:(一)民间协会及其分支机构、代表机构申请成立登记、变更登记、注销登记的材料;(二)民间协会申请办事机构、实体机构备案的材料;(三)各级登记管理机关和业务主管单位对民间协会进行年度检查、行政执法等形成的材料。

其余文件材料应在每年的第一季度归档。

第十一条  归档的档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔、水性笔等不耐久书写材料。

第十二条  已经产生电子文件的应实行纸质文件、电子文件双套制保存。归档的电子文件应同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息,并转换成标准格式后以光盘形式储存。具体参照《张掖市市直单位电子公文归档管理暂行办法》执行。

第二章  档案的整理

第十三条  民间协会档案应当区分全宗,按民间协会分类整理成相对独立的保管单位。一个民间协会的档案可整理为一盒或若干盒,但两个或两个以上民间协会的档案不得合并整理成一盒。

一个社团的档案分别由筹备成立、成立登记、变更登记、注销登记、分支机构和代表机构设立登记、分支机构和代表机构变更登记、分支机构和代表机构注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等十类组成。

一个民办非企业单位的档案分别由名称预登记、成立登记、变更登记、注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等七类组成。

一个基金会的档案分别由设立登记、变更登记、注销登记、分支机构和代表机构设立登记、分支机构和代表机构变更登记、分支机构和代表机构注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等九类组成。

每类文件以件为单位进行整理,每件档案由若干份文件材料组成。

第十四条  民间协会档案跨年度按登记证号顺序排列、编号,盒内文件材料按件依形成的时间顺序排列、编号。每件内文件材料按正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;结论性文件在前,论证性文件在后;汇总性文件在前,基础性文件在后的顺序进行排列,并按件装订。

按件装订好的档案装入盒内,并填写盒封面。民间协会档案逐盒内放置盒内目录和备考表。

第十五条  民间协会档案盒内档案可依归档范围所列各类文件材料排列顺序编制件内目录,件内目录包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。

第十六条  民间协会档案的编目:

(一)民间协会档案档号的编制应与所属机关或组织内全宗档案编号一致,并编写档案目录;

(二)民间协会档案盒内文件材料应逐件编件号;

(三)民间协会档案盒内以件为单位编件内文件页(张)号,件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以两位阿拉伯数字编写;

(四)每件按文件材料排列顺序和内容填写件内目录。

第三章  档案的保管与利用

第十七条  民间协会档案的保管期限定为永久。民间协会注销登记后,各级登记管理机关、业务主管单位及民间协会应向当地综合档案馆移交注销民间协会的档案。

第十八条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间协会对民间协会档案的内部使用,要建立有关制度,对借阅档案的权限、程序、时限等作出明确规定。

对社会开放民间协会档案时应严格执行以下规定:

(一)利用的方式应限于阅览、复制和摘录;

(二)中华人民共和国公民和组织查阅民间协会档案时,须持介绍信或工作证、身份证等合法证明;

第十九条  登记管理机关应根据有关规定,为社会各界阅览、复制、摘录民间协会档案提供便利条件,发挥民间协会档案的价值,为社会经济建设服务。涉及保密内容的,应严格执行《保密法》和有关保密规定。

第二十条  查阅者应遵守档案利用的有关规定,办理规定的手续。查阅时严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、撕毁、污损、撤换、添加内容等。

第二十一条  各级登记管理机关应利用各种现代技术手段,建立民间协会档案数据库,为登记管理、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造条件和提供支持。

第四章  附   则

第二十二条  本办法由张掖市档案局和张掖市民政厅负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起实施。

张掖市新社会阶层代表人士档案管理办法(试行)

总  则

第一条  为加强和规范新社会阶层代表人士档案管理,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令、《甘肃省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》,结合我市档案管理工作实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称的新社会阶层,主要是指非公有制经济人士和自由择业人员,广泛分布在新经济组织、新社会组织中。主要包括民营科技企业的创业人员和技术人员;受聘于外资企业的技术管理人员;个体工商户;私营企业主;中介组织的从业人员,如行业协会、学会、商会、研究会,律师、会计、资产评估等专业事务所以及证券、仲裁等中介组织,提供就业、广告、公关、房地产等服务的组织;自由职业人员,如一些文化、艺术工作者,新媒体从业人员等。

第三条  本办法适用于全市各级管理机关、业务主管单位对本办法所称的新社会阶层代表人士档案的管理工作。

第一章  档案的收集与归档

第四条  新社会阶层代表人士档案工作的管理范围:

(一)担任各级党代表、人大代表、政协委员和工商联执常委中的新社会阶层代表人士;

(二)规模以上非公有制企业的法人、骨干技术人员;

(三)各类民间组织(商会、行业协会及各类专业事务所、中介组织等)的负责人;

(四)有较大社会影响力的自由职业人员,新媒体从业人员;

(五)各级管理机关、业务主管单位认为需要管理的、有一定社会影响的新社会阶层代表人士。

第五条  新社会阶层代表人士档案材料的收集范围:

(一)基本情况。包括工商注册登记表、审批表、企业法人营业执照(副本复印件)、企业年检年审报告书、年度完税证明、企业产品质量认定等相关材料;

(二)解决就业、安置国有企业下岗职工的相关材料;举办、从事各类社会公益事业的相关材料、照片、音像资料等;

(三)身份证明,获得学历学位、专业技术职务(职称)、科研成果、专利发明等相关材料,正式出版或发表的有重要影响的著作、论文或获奖的著作、论文等的相关材料;

(四)参加各级人大、政协会议和其他各类重要会议形成的有关材料,包括代表登记表、委员审批表和参政议政的优秀议案、提案、意见、批评、建议材料等。从事重大经济、社会活动情况的证明和相关材料;

(五)受到各级表彰和奖励的有关材料,包括各种荣誉称号的审批材料,奖励证书(复印件);参与各种社会公益事业活动的先进事迹或表彰材料等;

(六)其他对考察了解新社会阶层代表人士有参考价值的材料等。

第二章  档案的整理

第六条  各级管理机关、业务主管单位,应当从各自业务主管范围确定具有较大社会影响的新社会阶层代表人士,按人头为单位将相关材料整理保管,应认真做到分类准确、编排序、目录清楚、装订整齐。

(一)分类:按问题进行合理分类。

(二)排序:每一类中的材料按时间先后顺序排列。

(三)编号:每一类材料排列完毕后,要在每份材料首页右上角编上份号,份号由类别顺序号与该份材料在本类内的排序编号组成,例如:“1-1”“2-3”等;在材料每页的右下角或左下角编写页号。

(四)编目:按照类别排列顺序及档案材料目录格式(包括材料名称、材料形成的时间、页数),逐份逐项编写目录。每大类的第一行填写大类号及其名称,第二行开始按照份号填写。

第七条  归档的档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。

第三章  档案的保管与利用

第八条  新社会阶层代表人士档案的保管期限定为永久。

第十条  各级登记管理机关应利用各种现代技术手段,建立新社会阶层代表人士档案数据库,为登记管理、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造条件和提供支持。

第十一条  对新社会阶层代表人士档案的内部使用,要建立有关制度,对借阅档案的权限、程序、时限等作出明确规定。对社会开放新社会阶层代表人士档案时应严格执行以下规定:

(一)利用的方式应限于阅览、复制和摘录;

(二)中华人民共和国公民和组织查阅新社会阶层代表人士档案时,须持介绍信或工作证、身份证等合法证明;

(三)档案管理机关应根据有关规定,为社会各界阅览、复制、摘录新社会阶层代表人士档案提供便利条件,发挥新社会阶层代表人士档案的价值,为社会经济建设服务。涉及保密内容的,应严格执行《保密法》和有关保密规定。

张掖市家庭档案管理办法(试行)

家庭档案是指一个家庭内的各个成员,在从事家庭事务和社会活动的过程中,记录并保存起来以备日后查考利用的各种资料,包括文字、图表、音像、实物及其他各种形式的历史记录。

一、家庭材料的收集

家庭材料的收集,是把散存在家庭成员手中及其他方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。家庭材料的收集应遵循家庭材料的自然形成规律,保证家庭材料的完整、准确。各家庭可根据实际,确定本家庭材料的收集范围。

家庭材料收集的范围主要有:一是家庭理财方面的材料:包括家庭收入、支出账目,存单、股票等各类投资交易证卡,有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。二是家庭各类证(薄):包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。三是家用电器、设备方面的材料:包括各种家用电器、防盗门、整体橱柜、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。四是医疗保健方面的材料:包括婴儿出生、保健材料;家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、X光、CT等检查结果及片子,心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。五是交友联谊方面的材料:包括亲朋好友的住址、电话号码,老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡等。六是家庭成员个人成长方面的材料:包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期,自传、简历、日记,奖状、奖牌、奖章,各种考试的成绩单。七是爱好、收藏:包括家庭成员个人爱好、收藏,如:书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品,名人好友题字题词等,邮票及封片等邮品,各类艺术品收藏,书报刊物收藏等。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。八是家庭历史方面的材料:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史以及藏书、收藏品等。九是音像(电子)材料,包括家庭成员各个时期的照片,结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音(录像)带、光盘、软盘等。十是其它方面的材料:其他有保存价值的家庭材料。

二、家庭材料的整理

家庭材料的整理就是将处于零散的和需要条理化的家庭材料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒、上架,组成有序体系的过程。

(一)家庭材料的分类

家庭材料分类,就是将收集好了的家庭及其成员所形成的全部材料,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭材料构成一套有机的整体。

根据家庭材料内容的成份和数量,将其分为若干个大类,类内再分项,项内又分条目,分类层次应当清楚,类、项、目的概念要明确,相互间界限要分明,不能互相交叉或重合。各家庭可根据本家庭材料的特点选用其中一种方法,也可以多种方法混合使用。通常采用如下几种分类方法:

1.按内容分类法:

内容分类法是指按照家庭材料的内容所论述和反映的问题来设立类、项进行分类的方法。分为财产类、证件类、说明书类、健康类、交友联谊类、个人履历类、爱好收藏类、家谱家族类、音像(电子)类、其它类(注:同收集范围的十个方面的材料)

2.按名称分类法

名称分类法就是按照家庭材料的名称来分类整理,这种分类在实际整理中较为常用。一是传记类,如家谱,家史、自传、回忆录、日记等。二是证件类,如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等。三是凭据类,如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借货字据、以及房屋产权证、土地使用证等。四是书信类,如家庭成员与亲朋好友的来往信件等。五是文书表册类,申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料以及家庭成员论文著述等。六是音像(电子)类,如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作照片、录音、录像带、光盘、软盘等。七是重要文摘、书画及剪贴资料。八是其它类。

3.按家庭成员分类法

家庭成员分类就是按照家庭中每个成员进行分类来整理,即家庭中有多少成员可设多少类,外加综合类。每个家庭成员由生到死形成的全部档案作为家庭档案类目之一,家庭整体形成的材料或者归不了家庭成员类中的材料可放入综合类。

4.按年度(代)分类法

年度(代)分类就是按照家庭材料形成的不同年度或者年代进行分类来整理。如果家庭材料每年形成的材料数量多,就可以直接采用年度分类法,如 1999年、2000年……。材料比较少的家庭,则可以采用年代分类法,即把材料分成几个阶段或时期来进行整理,如  80年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期……。

5.按保管期限分类法

保管期限是指档案材料保存的最高期限。它一般分为永久、30年、10年三种,家庭档案的保管期限应根据各自家庭档案数量的多少及重要程度自行制定。

前面介绍了五种基本的家庭档案分类法,在实际分类当中,这些分类法并不单独使用,因为一个特性是难全面反映出家庭档案的内容和成份的,因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。

值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。也就是说,要全面揭示出家庭档案的内容和成份,可采取第一层次以年度分类,第二层次以成员分类,第三层次以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代,第三层次用问题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如:家庭中的子女成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,如果家庭档案材料数量少,就应该选用其他的分类方法。

除以上分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法,家庭档案的分类,究竟采用几个层次,怎样组合分类好?应根据各个家庭的具体情况来决定。

从自家材料出发,选用以上类别,也可在此基础上,增设子女成长类、服装物品类等类目。

(二)家庭材料的排列

家庭材料分类方法确定后,要按照家庭材料分类对家庭材料进行系统地排列。家庭材料一般在二级类目下进行系统排列,可以按形成时间或重要程度排列顺序。即形成时间早的排在前面,晚的排在后面。

值得注意的是:无论是按时间顺序还是按重要程度排列,都不能将内容联系紧密的一组家庭材料打乱拆开,也就是说反映家庭生活、家庭成员工作的同一项活动、同一项事物材料不能分散开来排列。如果轻易将一些彼此之间内容联系十分紧密的材料拆散了,上下材料之间衔接不上,使用这些家庭档案的时候会感到很麻烦。排列家庭档案材料要综合考虑多方面的因素,结合自已家庭的情况选择恰当的方法,灵活处理。

(三)家庭材料的装订

按“件”进行装订。这里的“件”,一般以每一份档案材料为一件,材料中的正本和定稿为一件,正文和附件为一件,原件和复印件为一件,名册、图册等一本为一件等。

装订方法有:1.粘接式:用胶水或固体胶等粘贴的方法;2.变形材料:采用钢夹、塑料夹等;3. 缝纫机扎边:扎在每件的左边;4.无酸纸封套:一个封套装一件。装订方法不作统一要求,各家庭自行选用。

(四)家庭材料的编号

家庭材料的编号包括编件号和编页号,即每“件”材料加盖一个归档章,盖在每一件首页上方空白处,要醒目,件号在同一类内按家庭材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。每一“件”材料内编页号,用以固定家庭档案材料的位置。每一件的页号编在每页的右下方,如果两面有字的两面都要编页号,即正面编在右下方,背面编在左下方;如果在一张衬垫纸上贴有多张32开的文件(如 发票等)则以原件为对象,每一小张纸编一个页号,不要错编制在衬垫纸上,每一件的页号都是从“1”开始编流水号。

(五)家庭材料的编目

家庭材料编目就是按分类后逐“件”编制家庭档案目录,填写档案盒背脊标签。编制家庭档案目录应依据家庭档案分类方法和家庭材料的排列顺序,逐“件”编制目录,以系统全面地揭示家庭档案的全貌。

家庭档案材料目录(如图)项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页(张)数、备注等。为了方便利用、归位家庭档案,可以在家庭档案归档目录上方加上类别、盒号两项。

家 庭 档 案 归 档 目 录

类别                                                           盒号     

件号

责任者

文  号

题       名

日期

页(张)数

备 注

件号就是每一份材料的流水号。

责任者就是指家庭材料的形成者,家庭档案的形成者多数是家庭成员,也有的是社会上的组织或者个人,如购买物品带来的发货票、说明书,这时的责任者则是这些物品的生产厂家或者是销售商。

题名就是指档案材料的标题,它是档案材料的重要特征,它直接表达了档案材料的内容和中心主题。当有的材料没有标题时应拟制标题。通常情况下,题名包括作者、内容、材料种类等项目。作者是指形成材料的人,比如  日记、书信、手稿等等,都是某一个家庭成员形成的,需要说明的这是什么人的日记、书信、手稿;不少家庭材料无需标明内容这个成分,比如说XXX日记,就没有必要写明日记中的内容,当然有的就要标出;题名还要写清楚档案的种类,比如XXX毕业证书、成绩报告单等。总之,撰写题名要讲究完整、准确、简明、统一。

日期即档案材料的形成日期。填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注,如 2001年1月12日,标注为20010112。

页(张)数应以“件”为单位计算一件的总页(张)数,用阿拉伯数字标注。计算页(张)数时,以档案材料中有图文的页面为一页,空白页不计,这里的图文是指与档案材料内容相关的文字、图画等,与档案材料内容无关的有图文的页数也不计。

备注项用于填写档案材料需要补充和说明的情况。包括秘密、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

家庭档案目录在一般的档案用品商店都有销售,家庭可以购买,也可以用电脑打印或者手写

(六)家庭档案装盒

家庭档案的装盒是指将家庭档案材料在同一类别内按件号顺序装入档案盒,填写档案盒背脊项目的工作。它包括家庭纸质档案材料的装盒、家庭照片档案装盒(册)、家庭音像(电子)档案装盒。值得注意的是:装盒应按分类方法的不同将不同类别的档案材料装入不同的档案盒中;应根据档案材料的多少、厚度来选择适宜的档案盒;应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致,一盒装满后,顺次装入下一盒,以便于检索、查询和利用完毕归位;不同保管期限的家庭材料不要装在同一档案盒内。

注意:照片档案有专门的照片档案盒。

(七)家庭档案上架

家庭档案上架就是根据预定的方法,将家庭档案盒摆放在相应的柜架上实行定位管理。

家庭档案的排架方法,一种是按家庭档案形成的先后顺序排列档案盒,另一种是在各类内实行流水排列档案盒

家庭档案的排架,按照从左至右,从上到下的顺序排放,以便于管理。要保持适宜的饱和度,过挤或太松,不利于档案的保护和柜架的有效利用。

三、家庭档案的保管

建立家庭档案应该把档案放入家庭档案柜或其他家俱中存放。保密、隐私和贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠等。如果家庭认为不具备保管条件,在家庭自愿的条件下可申请将其珍贵的家庭档案寄存到当地国家综合档案馆

四、家庭档案的利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归还原处,以免丢失。涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用。保密珍贵的家庭档案应严格限制利用。家庭档案所有者可以自愿向所在市、县、区档案馆移交、捐赠其家庭档案。家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权。 家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案,但必须遵守有关规定,不得侵犯他人的合法权益。家庭所有的对国家和社会具有保存价值家庭档案,严禁倒卖牟利。

张掖市档案局

管理:张掖市人民政府办公室