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张掖市档案局关于做好纸质档案和电子档案“双套”进馆工作的通知

发布日期:2019-08-30 09:22来源:张掖市档案局作者:佚名

张掖市档案局

关于做好纸质档案和电子档案“双套”

进馆工作的通知

各县区档案局、档案馆,市直及省属驻张各单位:

《甘肃省档案事业发展“十三五”规划》明确要求,“到2020年前,市、县国家综合档案馆馆藏永久档案数字化比例分别要达到75%、50%以上;机关档案室每年以室藏25%的比例推动永久档案数字化工作,新增档案当年数字化。”我市自2017年实施纸质档案和电子档案“双套”同步移交进馆工作以来,大部分县区、单位予以足够重视、采取有效措施积极推进落实“双套进馆”工作,取得了一定成效。但在具体工作中,部分县区行动缓慢,缺乏有效的推进措施;有的县区、部门单位只注重做好“当年清”,对馆(室)藏历年积压档案数字化不重视,“存量数字化”比率过低;有的县区单位只要求移交进馆纸质档案,不移交电子档案,没有做到“双套”同步进馆;个别单位“双套进馆”工作没有持续跟进,出现“断档”现象,造成新的积压等问题。为此,现就做好纸质档案和电子档案“双套”移交进馆工作有关事宜通知如下:

一、高度重视,充分认识做好“双套”制进馆工作的重要性

文书档案“双套”进馆是实现国家档案局关于档案异地终端在线查阅利用的基础性工作,是文书档案移交进馆的必要前提。《甘肃省档案事业发展“十三五”规划》明确要求,要依法开展档案接收进馆工作,建立电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆机制,确保应进馆的各类档案100%及时接收进馆。各县区、各部门单位要本着对历史和现实负责的态度,从讲政治的高度,充分认识做好“双套进馆”工作的重要性和必要性,将其作为推动本县区、部门单位档案信息化建设的重要内容,明确责任人、工作目标及时限要求,采取有效措施强力推进“双套进馆”工作落地见效。

二、合理划控,明确档案“双套”进馆范围

各县区、各部门单位要严格按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期规定》(国家档案局令第8号)和本单位《文书材料收集范围和保管期限表》,做好文件材料的收集整理和立卷归档。室藏永久及30年保管期限文书档案全部数字化,新增纸质档案当年数字化。优先开展民生档案数字化工作,人社、民政、卫生、教育等部门要完成有关婚姻、就业、社保、病历、学籍等民生纸质档案数字化工作,实现网上挂接查阅利用。

三、规范整理,提高档案“双套”进馆质量

各县区、各部门单位要安排专人负责,认真学习掌握“双套进馆”相关标准规范、工作流程,确保移交进馆档案标准质量。纸质档案严格按照甘肃省《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》等规范进行整理。纸质档案按照《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等进行数字化加工转化。市县区档案馆要按照《甘肃省档案馆纸质档案数字化成果接收办法》《甘肃省省直单位文书档案电子目录数据库结构与交换格式》严格查验,接收进馆,确保纸质档案整理规范、电子档案符合国家规范标准。各县区、各部门单位要配备档案数字化加工转化必需的软硬件设施设备和专业技术人员,也可通过购买社会化服务方式,委托有技术有实力的档案中介服务机构进行规范整理、加工转化,要做到全程监管。

县区档案馆要严把“双套进馆”关,对没有经过数字化加工转化纸质档案不得接收进馆。同时,要配备必要的检测工具,有计划安排好各立档单位“双套进馆”时限,做到应收尽收,应归尽归。市上将定期不定期对“双套进馆”工作进行督促检查,并将此项工作作为今后检查考核的重要内容。

张掖市档案局

2019年8月19日

管理:张掖市人民政府办公室